Kontrole prawa do pracy w UK od 1 października 2026 r. | Nowe obowiązki pracodawców<

SEO title: Kontrole prawa do pracy w UK od 1 października 2026 r. | Nowe obowiązki pracodawców

Slug: kontrole-prawa-do-pracy-uk-2026

Meta description: Od 1 października 2026 r. zasady right to work w UK mają objąć szersze modele pracy. Sprawdź ryzyka, kary, dokumenty i obowiązki firm.

Kontrole prawa do pracy w UK od 1 października 2026 r. — czy Twoja firma jest gotowa?

Jeżeli zatrudniasz ludzi w Wielkiej Brytanii, korzystasz z podwykonawców, pracowników agencyjnych, zleceniobiorców, platform lub modeli z prawem do zastępstwa, jesteś we właściwym miejscu. Od 1 października 2026 r. system kontroli right to work checks ma zostać znacząco rozszerzony. Dla wielu firm nie będzie to już wyłącznie problem działu HR.

Ryzyko jest praktyczne i finansowe. Kara cywilna za nielegalną pracę może wynieść do 45 000 GBP za jedną osobę przy pierwszym naruszeniu oraz do 60 000 GBP za jedną osobę przy kolejnym naruszeniu w okresie trzech lat. W poważniejszych przypadkach mogą dojść konsekwencje karne, utrata licencji sponsorskiej, problemy z reputacją oraz publikacja danych firmy na GOV.UK.

Nowy kodeks praktyki Home Office z czerwca 2026 r. jest szczególnie ważny dla firm, które dotychczas zakładały, że kontrole prawa do pracy dotyczą tylko klasycznych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. To założenie może być niebezpieczne. System ma objąć szersze relacje robocze, w tym niektóre kontrakty pracownicze, indywidualnych podwykonawców i określone usługi dopasowywania wykonawców przez platformy internetowe.

Ten artykuł wyjaśnia, co się zmienia, kto powinien zareagować, jak zbudować obronę przed karą oraz kiedy warto uzyskać poradę prawną przed kontrolą Home Office.

Najważniejsza zmiana: right to work to już nie tylko klasyczne zatrudnienie

Do tej pory wielu przedsiębiorców skupiało się głównie na pracownikach zatrudnionych bezpośrednio. Nowy reżim ma rozszerzyć odpowiedzialność na szersze modele pracy. Obejmuje to sytuacje, w których osoba wykonuje pracę osobiście, nawet jeżeli relacja nie wygląda jak tradycyjna umowa o pracę.

W praktyce zagrożone mogą być firmy korzystające z elastycznych form zatrudnienia, pracy platformowej, indywidualnych podwykonawców, łańcuchów dostaw, agencji, kontraktów usługowych oraz umów z klauzulą zastępstwa. Szczególną ostrożność powinny zachować firmy z branży budowlanej, logistycznej, opiekuńczej, sprzątającej, gastronomicznej, hotelarskiej, eventowej, transportowej i usługowej.

Nie każda osoba samozatrudniona będzie automatycznie objęta tym systemem. Kodeks wskazuje, że osoby rzeczywiście prowadzące własny niezależny biznes i świadczące usługi bezpośrednio klientom mogą pozostawać poza zakresem. Problem zaczyna się tam, gdzie samozatrudnienie jest częścią pośredniego modelu pracy, platformy, łańcucha kontraktów lub układu, w którym dana osoba w praktyce świadczy pracę osobiście dla innego podmiotu.

To oznacza, że sama etykieta w umowie nie wystarczy. Home Office może patrzeć na to, jak relacja działa w praktyce.

Dlaczego przedsiębiorcy powinni potraktować to jako projekt compliance, a nie prostą formalność?

Kontrola prawa do pracy nie polega na szybkim obejrzeniu paszportu i zapisaniu notatki. Aby uzyskać tzw. statutory excuse, czyli obronę przed karą cywilną, firma musi przeprowadzić kontrolę w sposób przewidziany przez prawo. Musi też zachować właściwe dowody.

Jeżeli kontrola była wykonana za późno, przez niewłaściwą stronę, na złej stronie internetowej, bez potwierdzenia tożsamości albo bez zapisania wyniku, obrona może upaść. Podobnie może być, gdy firma nie zrobi kontroli ponownej przed wygaśnięciem ograniczonego prawa do pracy.

W wielu sprawach problem nie polega na tym, że pracodawca zupełnie zignorował prawo. Częściej dokumenty były sprawdzone, ale nie w sposób wymagany przez Home Office. To wystarczy, aby kara została uznana za zasadną.

Dlatego procedura musi być spójna, udokumentowana i stosowana wobec wszystkich. Selektywne sprawdzanie tylko osób „wyglądających na cudzoziemców” może prowadzić do zarzutów dyskryminacji.

Kogo obejmą nowe zasady od 1 października 2026 r.?

Nowy kodeks wskazuje, że obowiązki będą dotyczyć pracodawców i podmiotów angażujących osoby do pracy między innymi:

• na podstawie umowy o pracę lub praktyki zawodowej,
• na podstawie kontraktu pracowniczego, gdy osoba wykonuje pracę osobiście,
• jako indywidualnych podwykonawców,
• za pośrednictwem platformy lub usługi internetowej dopasowującej wykonawców do klientów,
• w łańcuchach kontraktowych, gdzie jedna firma świadczy usługę dalej dla innego podmiotu,
• w modelach, w których umowa pozwala wykonawcy wysłać zastępcę.

Dla klasycznych pracowników obowiązek istnieje od dawna. Nowość polega na tym, że od 1 października 2026 r. kara cywilna może dotyczyć również szerszych układów roboczych rozpoczętych od tej daty.

W praktyce firmy powinny sprawdzić nie tylko własne umowy o pracę. Przeglądu mogą wymagać umowy z agencjami, podwykonawcami, dostawcami usług, platformami, partnerami operacyjnymi i osobami samozatrudnionymi.

Co to jest statutory excuse i dlaczego jest tak ważne?

Statutory excuse to obrona przed odpowiedzialnością za karę cywilną za zatrudnianie osoby bez prawa do pracy. Nie jest to gwarancja braku problemów. Jest to jednak kluczowy mechanizm ochronny, jeżeli później okaże się, że dana osoba nie miała prawa wykonywać konkretnej pracy.

Aby powstała taka obrona, kontrola musi zostać przeprowadzona przed rozpoczęciem pracy. W przypadku osób z ograniczonym czasowo prawem do pracy, firma musi wykonać również kontrolę następczą przed wygaśnięciem uprawnienia.

W modelach pośrednich sama kontrola pracownika może nie wystarczyć. Kodeks przewiduje dodatkowe wymagania dotyczące zapisów umownych, kontroli podwykonawstwa, prawa audytu, współpracy z Home Office oraz weryfikacji tożsamości osób faktycznie wykonujących pracę.

Ciężar wykazania, że wymagania zostały spełnione, będzie spoczywał na firmie. Dlatego dowody są równie ważne jak sama kontrola.

Trzy podstawowe sposoby sprawdzania prawa do pracy

Home Office przewiduje trzy główne metody kontroli. Właściwa metoda zależy od statusu osoby i dokumentów, którymi może się posłużyć.

• Kontrola manualna dokumentów — możliwa tylko na podstawie akceptowanych dokumentów z właściwych list.
• Kontrola online przez Home Office — używana przy share code i statusie cyfrowym, w tym eVisa.
• Kontrola przez zarejestrowanego Right to Work Digital Verification Service Provider — możliwa w określonych przypadkach, np. przy brytyjskich lub irlandzkich paszportach oraz wybranych dokumentach cyfrowych.

Pracodawca powinien korzystać z oficjalnego serwisu GOV.UK do sprawdzania share code. Przydatny punkt startowy znajduje się tutaj: sprawdzenie prawa kandydata do pracy na GOV.UK.

Nie wystarczy, że kandydat pokaże swój własny ekran z konta UKVI. Pracodawca musi użyć właściwego serwisu dla pracodawców, sprawdzić zdjęcie, warunki pracy i zachować wynik kontroli.

Kontrola manualna: kiedy może pomóc, a kiedy nie wystarczy?

Kontrola manualna nadal może być użyteczna przy określonych dokumentach. Przykładem może być brytyjski lub irlandzki paszport albo inne dokumenty z list Home Office. Pracodawca musi uzyskać oryginał dokumentu, sprawdzić go w obecności osoby oraz zachować wyraźną kopię.

Obecność może być fizyczna lub przez wideorozmowę. Nadal trzeba potwierdzić, że dokument należy do tej osoby. Zdjęcie, data urodzenia i dane biograficzne muszą być spójne.

Kopia powinna być przechowywana przez cały okres zatrudnienia oraz przez dwa lata po jego zakończeniu. Następnie powinna zostać bezpiecznie usunięta.

Warto uważać na osoby posiadające status cyfrowy. Jeżeli dana osoba ma eVisa, w wielu przypadkach właściwą metodą będzie kontrola online, a nie ręczne oglądanie starych dokumentów.

Kontrola online: share code, eVisa i odpowiedzialność pracodawcy

Coraz więcej osób będzie wykazywać prawo do pracy przez status cyfrowy. Wtedy pracodawca powinien użyć share code i daty urodzenia osoby, aby sprawdzić prawo do pracy w systemie Home Office.

Po otrzymaniu wyniku firma musi zwrócić uwagę na trzy rzeczy. Po pierwsze, czy osoba ma prawo do pracy. Po drugie, czy ma prawo wykonywać konkretną pracę. Po trzecie, czy zdjęcie i dane dotyczą tej samej osoby, która ma rozpocząć pracę.

Jeżeli wynik wskazuje ograniczenia, firma musi ich przestrzegać. Dotyczy to na przykład limitu godzin, rodzaju pracy albo stanowiska. Zatrudnianie osoby poza zakresem jej pozwolenia może zostać potraktowane jako nielegalna praca.

Wynik kontroli należy zachować w formie elektronicznej lub papierowej. Powinien obejmować stronę profilu, zdjęcie i datę kontroli.

Employer Checking Service: kiedy trzeba użyć ECS?

Employer Checking Service jest potrzebny w określonych sytuacjach, gdy standardowa kontrola online lub manualna nie jest możliwa albo gdy Home Office musi potwierdzić status osoby. Może to dotyczyć między innymi oczekującej aplikacji, odwołania, administracyjnego przeglądu, niektórych dokumentów EUSS, Application Registration Card lub problemów technicznych ze statusem cyfrowym.

Jeżeli ECS wyda Positive Verification Notice, pracodawca może uzyskać czasowo ograniczoną obronę przed karą. Zwykle trwa ona sześć miesięcy od daty wskazanej w zawiadomieniu.

Jeżeli firma otrzyma Negative Verification Notice i mimo to kontynuuje zatrudnienie, ryzyko jest bardzo wysokie. W takiej sytuacji statutory excuse zasadniczo nie będzie dostępne.

Pracodawca powinien poinformować osobę, że zamierza przeprowadzić sprawdzenie przez ECS. Wniosek musi być poprawny i oparty na rzeczywistych przesłankach.

Studenci: terminy semestrów i limity godzin

Przy studentach sama kontrola statusu nie zawsze wystarczy. Jeżeli student ma ograniczone prawo do pracy w czasie semestru, pracodawca musi uzyskać i zachować informacje o terminach semestrów oraz wakacji akademickich.

To jest częsty punkt ryzyka. Firma może mieć prawidłowy share code, ale nadal naruszyć warunki, jeżeli pozwoli studentowi pracować ponad limit godzin w okresie zajęć.

Najbezpieczniej jest mieć procedurę, która obejmuje kontrolę statusu, zapis limitu godzin, kalendarz semestrów oraz system monitorowania grafiku pracy.

Łańcuchy kontraktowe i odpowiedzialność rozszerzona

Jedną z najbardziej praktycznych zmian jest możliwość odpowiedzialności w łańcuchach kontraktowych. Problem może powstać, gdy firma przyjmuje kontrakt na wykonanie pracy lub usługi, a następnie angażuje inną firmę do zapewnienia ludzi.

Home Office będzie w pierwszej kolejności próbował ustalić podmiot, który ma bezpośrednią relację kontraktową z osobą wykonującą pracę. Jeżeli nie da się go ustalić albo wymagania nie zostały spełnione, odpowiedzialność może przesunąć się wyżej w łańcuchu.

Dlatego umowy z podwykonawcami powinny zawierać jasne obowiązki dotyczące right to work checks. Powinny też przewidywać zakaz dalszego podwykonawstwa bez zgody, prawo audytu, obowiązek współpracy z Home Office i możliwość zawieszenia lub rozwiązania umowy, jeżeli wykryto nielegalną pracę.

Takie zapisy nie powinny istnieć tylko na papierze. Firma powinna mieć dowody, że były stosowane w praktyce.

Klauzula zastępstwa: szczególne ryzyko dla firm

Jeżeli umowa pozwala wykonawcy wysłać zastępcę, firma musi zachować szczególną ostrożność. Kodeks wymaga, aby prawo do pracy zastępcy było sprawdzone przed rozpoczęciem pracy.

Odpowiedzialność za kontrolę nie może zostać po prostu przerzucona na pierwotnego wykonawcę. Firma powinna mieć proces, który uniemożliwia dopuszczenie zastępcy do pracy przed weryfikacją.

Potrzebne mogą być również systemy potwierdzające, że osoba wykonująca pracę jest tą samą osobą, której status został sprawdzony. W zależności od działalności mogą to być identyfikatory, karty dostępu, systemy obecności, weryfikacja przy rozpoczęciu zmiany albo kontrola przez zarejestrowanego dostawcę usług cyfrowych.

Jeżeli praktyka różni się od umowy, Home Office może potraktować to jako problem. Dobrze napisana umowa nie obroni firmy, jeżeli w rzeczywistości każdy może wysłać dowolnego zastępcę bez kontroli.

Platformy internetowe i usługi dopasowywania wykonawców

Nowe zasady mają znaczenie dla platform, które prowadzą rejestr usługodawców, dopasowują ich do klientów i pobierają opłatę lub prowizję za dopasowanie. Dotyczy to zwłaszcza modeli, w których platforma nie zatrudnia klasycznie wykonawcy, ale faktycznie pośredniczy w uzyskaniu pracy lub zlecenia.

Platformy powinny zweryfikować regulaminy, procedury onboardingu, dowody tożsamości, procesy audytu, rejestry wykonawców i sposób dokumentowania prawa do pracy.

Ryzyko nie ogranicza się do samej kary. Problem z right to work może wywołać kontrolę operacyjną, utratę zaufania klientów, spory z partnerami oraz pytania o cały model biznesowy.

Kiedy firma może stracić statutory excuse?

Obrona przed karą może zostać utracona lub nigdy nie powstać. Typowe problemy obejmują:

• brak dowodu, że kontrola została wykonana przed rozpoczęciem pracy,
• użycie niewłaściwej strony internetowej zamiast oficjalnego serwisu dla pracodawców,
• zapisanie tylko zrzutu ekranu od pracownika, bez właściwego wyniku kontroli,
• brak sprawdzenia, czy zdjęcie odpowiada osobie wykonującej pracę,
• zaakceptowanie dokumentu, którego fałszywość była rozsądnie widoczna,
• brak kontroli ponownej przed wygaśnięciem prawa do pracy,
• brak danych o terminach semestrów przy studentach,
• korzystanie z niezarejestrowanego dostawcy weryfikacji cyfrowej,
• dopuszczenie zastępcy do pracy bez wcześniejszego sprawdzenia,
• brak dowodów audytu i kontroli w łańcuchu podwykonawców.

Największym błędem jest założenie, że „jakoś to było sprawdzone”. Home Office będzie pytał o konkretne dowody, daty, procedury i osoby odpowiedzialne.

Co zrobić, jeżeli dokumenty są słabe, niespójne albo brakuje statusu cyfrowego?

Nie należy zgadywać. Jeżeli dokumenty budzą wątpliwości, dane się nie zgadzają, share code nie działa albo status cyfrowy nie wyświetla się prawidłowo, firma powinna zatrzymać proces i ustalić właściwą metodę kontroli.

W niektórych przypadkach pomocny będzie Employer Checking Service. W innych trzeba poprosić osobę o właściwy share code, aktualny dokument albo wyjaśnienie ograniczeń w statusie.

Firma nie powinna ignorować oczywistych niespójności. Jeżeli zdjęcie nie pasuje do osoby, dokument wygląda podejrzanie albo system wskazuje brak prawa do pracy, kontynuowanie zatrudnienia może stworzyć poważne ryzyko.

Jednocześnie pracodawca musi unikać dyskryminacji. Procedura powinna być stosowana konsekwentnie wobec wszystkich osób w odpowiedniej kategorii, niezależnie od narodowości, akcentu, nazwiska czy wyglądu.

Co grozi za naruszenie right to work rules?

Przy pierwszym naruszeniu punkt wyjścia kary wynosi 45 000 GBP za jedną osobę. Przy powtórnym naruszeniu w okresie trzech lat punkt wyjścia wynosi 60 000 GBP za jedną osobę.

Możliwe są obniżki, jeżeli firma zgłosiła podejrzenie nielegalnej pracy przed identyfikacją przez Home Office, aktywnie współpracowała z dochodzeniem oraz miała skuteczne praktyki right to work. Przy pierwszym naruszeniu, w określonych okolicznościach, może zostać wydane formalne ostrzeżenie zamiast kary.

Nie należy jednak traktować obniżek jako strategii bezpieczeństwa. Najważniejsza jest obrona oparta na prawidłowo wykonanych kontrolach i dowodach.

Dla sponsorów konsekwencje mogą być jeszcze poważniejsze. Civil penalty może prowadzić do kontroli licencji sponsorskiej, zawieszenia lub cofnięcia licencji. To może uderzyć w zatrudnionych migrantów, rekrutację i ciągłość działalności.

Co zrobić po otrzymaniu Information Request lub Civil Penalty Notice?

Jeżeli Home Office wysyła Information Request, firma powinna zareagować szybko i precyzyjnie. To moment, w którym można przedstawić dowody statutory excuse, procedury, kopie kontroli, zapisy audytu i informacje o łańcuchu kontraktowym.

Chaotyczna odpowiedź może pogorszyć sytuację. Brak odpowiedzi może zostać potraktowany jako brak współpracy. Warto zebrać dokumenty, ustalić chronologię i sprawdzić, czy istnieją podstawy do wykazania obrony albo zmniejszenia kary.

Po otrzymaniu Civil Penalty Notice pracodawca może złożyć sprzeciw na określonych podstawach. Może twierdzić, że nie jest odpowiedzialny, że ma statutory excuse albo że kara została obliczona zbyt wysoko.

Jeżeli sprzeciw nie przyniesie rezultatu, możliwa może być apelacja do właściwego sądu. Terminy są krótkie. Decyzja, czy płacić, składać sprzeciw, negocjować raty lub apelować, powinna być podjęta po analizie dokumentów.

Praktyczna lista działań przed 1 października 2026 r.

Firmy nie powinny czekać do dnia wejścia zmian. Przygotowanie może wymagać przeglądu umów, procesów HR, relacji z podwykonawcami i systemów identyfikacji.

• Sprawdź, kto faktycznie wykonuje pracę dla firmy, nie tylko kto jest na payroll.
• Oddziel klasycznych pracowników od workerów, indywidualnych podwykonawców i wykonawców platformowych.
• Przejrzyj umowy z agencjami, podwykonawcami i dostawcami usług.
• Dodaj zapisy o obowiązkowych kontrolach right to work, audytach i współpracy z Home Office.
• Wprowadź zakaz dalszego podwykonawstwa bez pisemnej zgody.
• Ustal proces dla zastępców i osób zmieniających się na zmianach.
• Sprawdź, czy używany dostawca cyfrowej weryfikacji jest właściwie zarejestrowany.
• Przeszkol osoby odpowiedzialne za rekrutację i dopuszczanie do pracy.
• Utwórz centralny rejestr kontroli, dat wygaśnięcia statusu i kontroli następczych.
• Przygotuj procedurę reakcji na Information Request i wizytę Home Office.

Dobrze zaprojektowany system powinien być prosty. Musi jednak działać codziennie, także wtedy, gdy rekrutacja odbywa się szybko, kierownik jest pod presją, a pracownik zaczyna zmianę następnego dnia.

Jak ELSG może pomóc?

Możemy pomóc firmom sprawdzić, czy ich procedury right to work są gotowe na zmiany od 1 października 2026 r. Analiza może obejmować umowy, praktykę zatrudniania, modele podwykonawcze, procedury dla studentów, kontrole online, używanie ECS, dowody statutory excuse i ryzyka dla licencji sponsorskiej.

Pomagamy również w sytuacjach pilnych, gdy firma otrzymała zapytanie od Home Office, Civil Penalty Notice albo obawia się, że wcześniejsze kontrole były wykonane nieprawidłowo.

Porada prawna nie gwarantuje, że Home Office odstąpi od kary. Może jednak pomóc uporządkować dowody, ocenić ryzyko, uniknąć błędów proceduralnych i przygotować odpowiedź, która realnie odnosi się do kryteriów Home Office.

Umów poradę z zakresu prawa imigracyjnego

Najczęściej zadawane pytania

Ważna informacja prawna

Ten artykuł ma charakter ogólny i dotyczy zasad right to work w UK według stanu prawnego i projektowanego kodeksu sprawdzonego na dzień publikacji. Nie jest poradą prawną dla konkretnej firmy. Ocena odpowiedzialności zależy od dokumentów, dat, modelu pracy, statusu osoby, sposobu kontroli i dowodów przechowywanych przez pracodawcę.

Last legally reviewed: 1 July 2026
By: Adam Sierant