Nowe wytyczne rządowe dotyczące wynagrodzenia i uprawnień do urlopu
W nawiazaniu do naszego artykulu sprzed kilku tygodni na ten temat – rząd opublikował nowe wytyczne dotyczące reformy uprawnień urlopowych od 1 stycznia 2024 r. Wytyczne obejmują pojęcie pracownika pracującego w nieregularnych godzinach pracy i pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin, ich prawo do urlopu, przenoszenie urlopu i obliczanie wynagrodzenia urlopowego.
Jakie są konsekwencje tych wytycznych?
Wytyczne mają bardziej ograniczony wymiar niż oczekiwano, ponieważ:
- wyraźnie stwierdzają, że:
“Nie dają one ostatecznych odpowiedzi na wszystkie indywidualne pytania. Nie należy się na nie powoływać w żadnym konkretnym kontekście ani jako substytut zasięgnięcia porady (prawnej lub innej), ponieważ każdy przypadek może być inny”.
- w odniesieniu do niektórych szarych stref wytyczne jedynie powtarzają przepisy i nie zawierają żadnych konkretnych przykładów tego (np. w odniesieniu do tego, co pracodawca musi zrobić, aby zapewnić pracownikowi rozsądną możliwość skorzystania z urlopu i zachęcić go do tego)
- nie odnosza się one wyraźnie do kwestii, czy premie roczne powinny być uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego
Wytyczne zawierają jednak ilustrujące przykłady, kto nie mieści się w definicjach pracownika pracującego w nieregularnych godzinach pracy i pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin.
Nieregularne godziny pracy i pracownicy zatrudnieni w niepełnym roku
Przykłady pokazują, że pracownik „zero hours” o naprawdę zerowym wymiarze godzin liczyłby się jako pracownik o nieregularnych godzinach, podczas gdy pracownik pracujący na rotacyjnym (ale stałym) dwutygodniowym schemacie zmianowym, dla którego liczba godzin zmienia się, nie będzie.
W wytycznych wyjaśniono, że pracownicy zatrudnieni w niepełnym roku pracy ze stałymi godzinami pracy, na przykład asystenci nauczycieli, którzy pracują tylko w semestrze i którzy otrzymują wynagrodzenie tylko wtedy, gdy pracują, będą liczeni jako pracownicy zatrudnieni w niepełnym roku.
Jednak pracownicy z rocznym wynagrodzeniem powyżej 12 miesięcy (np. większość nauczycieli) nie liczyliby się jako pracownicy zatrudnieni w niepełnym roku, ponieważ nie ma tygodni, w których taki pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.
Stawki wynagrodzenia urlopowego i kolejność urlopów
W wytycznych wyjaśniono, że w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przez cały rok, którzy są uprawnieni do 5,6 tygodnia płatnego ustawowego urlopu wypoczynkowego rocznie:
- Pierwsze cztery tygodnie tego uprawnienia muszą być wypłacane według “normalnej” stawki wynagrodzenia pracownika
- Pozostałe 1,6 tygodnia może być wypłacane według “podstawowej” stawki wynagrodzenia
W wytycznych zauważono, że:
“Przepisy nie precyzują, z którego uprawnienia należy skorzystać w pierwszej kolejności. Wielu pracodawców decyduje się nie rozróżniać między tymi dwoma pulami urlopu i wypłacać wynagrodzenie za całe 5,6 tygodnia według “normalnej” stawki wynagrodzenia. Jeżeli pracodawca chce wypłacać różne stawki urlopowe za różne okresy urlopu, powinien rozważyć wyjaśnienie tego pracownikowi w sposób jasny i spójny, na przykład w umowie o pracę lub w handbooku”.
Premie roczne
Wytyczne nie odnoszą się wyraźnie do kwestii, czy premie roczne powinny być uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Zasady określone w wytycznych mogą jednak pomóc w ustaleniu tej kwestii. Na przykład wytyczne stwierdzają, że:
“Wynagrodzenie urlopowe opiera się na zasadzie prawnej, zgodnie z którą pracownik nie powinien ponosić strat finansowych z powodu skorzystania z urlopu. Wysokość wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje za wykorzystany urlop, zależy od liczby przepracowanych godzin i sposobu wynagradzania za te godziny. Wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika podczas urlopu powinno odzwierciedlać to, co zarabiałby, gdyby był w pracy i pracował”.
Oznaczaloby to wyłączenie premii rocznej przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego w sytuacji, gdy premia (i jej wysokość) jest wypłacana niezależnie od liczby tygodni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, ponieważ w przeciwnym razie pracownik otrzymywałby za okres urlopu wynagrodzenie wyższe niż jego normalne wynagrodzenie.
Sytuacja nie jest jednak tak prosta, gdy premie są powiązane z wynikami związanymi z przepracowanym czasem, ponieważ w takim scenariuszu pracownik korzystający w pełni z przysługującego mu prawa do corocznego urlopu może otrzymać mniejszą premię w porównaniu z pracownikiem, który nie skorzystał z corocznego urlopu.
Może się zdarzyć, że pracodawcy zdecydują się na wyraźne określenie w swoich policy lub systemach premiowania, że pracownicy są zachęcani do korzystania z pełnego prawa do urlopu wypoczynkowego, starając się wyraźnie zaliczyć się do pierwszej, a nie drugiej kategorii, i wyłączyć premie roczne z obliczania wynagrodzenia urlopowego.
Rozpoczęcie korzystania z urlopu „rolled-up”
W przypadku pracowników zatrudnionych w nieregularnych godzinach pracy i w niepełnym roku pracy w latach urlopowych rozpoczynających się 1 kwietnia 2024 r. lub później pracodawcy mogą zdecydować się na zastosowanie wynagrodzenia urlopowego tzw „rolled up”, czyli bedacym czescia wyplaty podczas normalnie przepracowanych tygodni.
Jeśli chodzi o kwestie praktyczne, w wytycznych stwierdza się, że:
“Jeśli pracodawca zamierza zacząć stosować wynagrodzenie urlopowe „rolled-up”, powinien sprawdzić umowę z pracownikiem na wypadek, gdyby stanowiło to zmianę umowy. Pracodawcy powinni poinformować swoich pracowników, czy zamierzają zacząć korzystać z zakumulowanego wynagrodzenia urlopowego i aby to wynagrodzenie było wyraźnie oznaczone jako oddzielna pozycja na każdym odcinku wypłaty. Wynagrodzenie urlopowe powinno być wypłacane w tym samym czasie, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę wykonaną w każdym okresie rozliczeniowym. Pracodawcy zatrudniający pracowników tymczasowych muszą zawrzeć te informacje w dokumencie zawierającym kluczowe informacje pracownika tymczasowego (czyli np umowie o prace)”.
W wytycznych zauważono również, że jeśli pracodawca zdecyduje się na zastosowanie takiego wynagrodzenia urlopowego, cały wymiar urlopu w przypadku pracowników zatrudnionych w nieregularnych godzinach i w niepełnym wymiarze godzin będzie wypłacany według “normalnej” stawki wynagrodzenia.
Musimy zatem dalej poczekac i zobaczyc jak sady zinterpretuja nowe skodyfikowane zasady.
