Zwolnienie i proces dyscyplinarny

Pamiętaj, że jeśli nie jesteś zatrudniony przez tego samego pracodawcę przez 2 pełne lata, nie możesz ubiegać się w sądzie o niesprawiedliwe zwolnienie z pracy (unfair dismissal) oprócz kilku wyjątków – nawet jeżeli pracodawca nie dostosował się do Kodeksu ACAS. Kodeks nie ma również zastosowania do redukcji etatów oraz nieprzedłużania umowy na czas określony, ale jest pomocny, gdy przechodzisz przez proces dyscyplinarny z powodu problemów z Twoją pracą, wydajnością czy tzw gross misconduct – czyli poważne wykroczenie w pracy.

Zasady Kodeksu ACAS

Ilekroć pracodawca przestrzega procesu dyscyplinarnego, Kodeks ACAS wyjaśnia, że jest to bardzo ważne, aby rozwiązywać problemy z pracownikiem w sprawiedliwy sposób. W szczególności:

• Pracodawcy i pracownicy powinni niezwłocznie zgłosić oraz rozwiązać jakiekolwiek problemy, nie powinni również bezzasadnie opóźniać spotkań, decyzji czy potwierdzenia tych decyzji.
• Pracodawcy i pracownicy powinni postępować oraz podejmować decyzje konsekwentnie
• Pracodawcy powinni przeprowadzić wszelkie niezbędne procedury dochodzenia, aby ustalić fakty dotyczące sprawy
• Pracodawcy powinni poinformować pracowników o problemie i dać im możliwość przedstawienia swojej wersji wydarzeń przed podjęciem jakichkolwiek decyzji.
• Pracodawcy powinni umożliwić pracownikom wsparcie towarzysza podczas spotkań dyscyplinarnych
• Pracodawcy powinni pozwolić pracownikom odwołać się od każdej oficjalnej decyzji

Kodeks ACAS określa procedury, które pracodawca powinien stosować podczas postępowania dyscyplinarnego.

Dochodzenie

Pracodawcy powinni przeprowadzić dochodzenie w sprawie potencjalnych spraw dyscyplinarnych bez nieuzasadnionych opóźnień, aby ustalić fakty w danej sprawie. Różne osoby powinny przeprowadzić dochodzenie oraz spotkanie dyscyplinarne. Wymagane dochodzenie będzie zależeć od zarzutów i będzie się różnić w zależności od sprawy. Może to obejmować przesłuchanie oraz oświadczenia od ciebie i świadków, oraz/lub przeglądanie dokumentów. Jeżeli jest konieczne spotkanie z Tobą w ramach dochodzenia, takie spotkanie nie powinno być częścią procesu dyscyplinarnego.

W przypadku spotkania podczas procedury dochodzenia, pracodawca może udzielić pracownikowi prawo do towarzystwa.

 Spotkanie dyscyplinarne

Jeżeli Twój pracodawca uzna, że Twoje postępowanie wymaga procedury dyscyplinarnej, powinieneś zostać o tym poinformowany na piśmie wraz z pełną informacją, dowodem oraz szczegółami spotkania. Spotkanie dyscyplinarne powinno zostać przeprowadzone bez nieuzasadnionego opóźnienia a ty powinieneś mieć wystarczająco dużo czasu aby się do niego przygotować.

Nie ma prawnego wymogu ujawnienia tożsamości jakichkolwiek świadków, jednak musi istnieć przekonujący powód, aby tego nie zrobić – w przeciwnym razie podważałoby to Twoje prawo do zakwestionowanie dowodów. Pracodawcy są zobowiązani przeprowadzić sprawiedliwą procedurę, która obejmuje próbę uzyskania wiarygodnych i potwierdzonych dowodów.

Pracodawca powinien zatem przeanalizować powody świadków do zachowania anonimowości i zdecydować czy ich zeznanie nie powinno zostać pominięte, lub przypisać im mniejszą wagę.

Na spotkaniu dyscyplinarnym, Twój pracodawca powinien wyjaśnić powód spotkania i przejrzeć dowody. Ty powinieneś mieć możliwość odpowiedzi na wszelkie zarzuty, zadawania pytań, przedstawienia swoich dowodów i wezwania świadków. Powinieneś powiadomić pracodawcę z wyprzedzeniem o zamiarze wezwania świadków.

Pracownik ma prawo do towarzystwa na spotkaniu dyscyplinarnym – musi zatem złożyć pisemną prośbę do pracodawcy, która nie może być odmówiona. Towarzyszem może być jedna osoba, wybrana przez Ciebie z jednej z następujących kategorii:

• Przedstawiciel związków zawodowych lub
• Inny pracownik pracodawcy.

Jeżeli Twój wybrany kolega nie jest dostępny w terminie zaproponowanym przez pracodawcę na spotkanie, a Ty zaproponujesz inny termin, który jest rozsądny i przypada przed końcem 5 dni roboczych po dacie pracodawcy, Twój pracodawca powinien przełożyć spotkanie.

Twój towarzysz musi mieć możliwość zabrania głosu na spotkaniu w celu wyjaśnienia Twojej wersji wydarzeń, podsumowania sprawy oraz odpowiedzi w Twoim imieniu na wszelkie zarzuty. Musi on również mieć możliwość rozmowy z Tobą. Jednak, Twój towarzysz nie może odpowiadać na pytania zamiast Ciebie, zwracać się w Twoim imieniu do pracodawcy, jeżeli sobie tego nie życzysz czy uniemożliwiać pracodawcy wyjaśnienie sprawy.

Nie musisz być członkiem związków zawodowych, aby poprosić o towarzystwo przedstawiciela unii, ale to zależy czy dany przedstawiciel zgodzi pojawić się w Twoim imieniu.

Decyzja

Po spotkaniu pracodawca powinien poinformować cię pisemnie, jeżeli podejmie działania dyscyplinarne. W sprawach związanych z niską wydajnością czy niewłaściwym postępowaniem (misconduct), pracodawcy zazwyczaj dają pierwsze, a potem drugie pisemne ostrzeżenie zanim zwolnią pracownika. W przypadku zwolnienia z powodu poważnego przewinienia (gross misconduct), zazwyczaj nie otrzymasz ostrzeżenia. Zakończenie Twojego zatrudnienia ma wtedy charakter natychmiastowy oraz bez czasu wypowiedzenia.

Decyzja o zwolnieniu powinna być podjęta tylko przez osobę, która jest do tego upoważniona.

Kodeks ACAS zaleca, aby pracownicy byli informowani o tym, jak długo ostrzeżenie pozostanie aktualne, a w przypadku ostrzeżenia ostatecznego – o konsekwencjach kolejnego niewłaściwego postępowania w tym okresie. ACAS sugeruje, że pierwsze pisemne ostrzeżenie powinno być aktywne przez 6 miesięcy, a ostateczne pisemne ostrzeżenie przez okres 12 miesięcy.

 Co mam zrobić, jeśli nie mogę uczestniczyć w spotkaniu z powodu choroby czy z innej przyczyny?

 Jeżeli kilka razy nie możesz lub nie chcesz uczestniczyć w spotkaniu dyscyplinarnym bez powodu, Twój pracodawca powinien podjąć decyzję na podstawie dostępnych dowodów i informacji. Jeśli jesteś chory i toczy się postępowanie dyscyplinarne w Twojej sprawie, Twój pracodawca nie będzie odkładał spotkania na czas nieokreślony. Z drugiej strony, nie powinien przeprowadzić spotkania bez Ciebie bez uzasadnienia. Twój pracodawca powinien tylko doprowadzić do spotkania, jeżeli wyczerpał wszystkie inne możliwości, na przykład zapraszając Cię do złożenia pisemnego wyjaśnienia, lub uzyskując raport lekarza zakładowego na temat Twojej zdolności do uczestnictwa.

Jeżeli jesteś niepełnosprawny, Twój pracodawca powinien wziąć pod uwagę jego obowiązek przystosowania procedury dyscyplinarnej dotyczącej nieobecności spowodowanych Twoją chorobą, rozważając podjęcie kroków przeciwko Tobie. Dlaczego? Jeżeli pracodawca stosuje takie same procedury i kryteria w stosunku zdrowych jak i niepełnosprawnych pracowników, osoby niepełnosprawne mogą znaleźć się gorszej sytuacji z powodu ich choroby. W związku z tym, Twój pracodawca może być zmuszony do zmiany kryteriów czy procedury w taki sposób, abyś na tym nie ucierpiał bardziej niż zdrowy pracownik.

 Odwołanie

Pracownicy mają prawo to odwołania się od decyzji dyscyplinarnej na piśmie. Spotkanie w sprawie odwołania powinno odbyć się bez opóźnień i powinno być rozpatrywane bezstronnie przez managera, który wcześniej nie był zaangażowany w sprawę. Pracodawca powinien jak najszybciej poinformować cię o wyniku odwołania pisemnie.

Odwołanie może opierać się na różnych powodach, w tym na nowych dowodach, czy surowości czy niespójności nałożonej kary.

Nie powinieneś podlegać większej sankcji tylko dlatego, że złożyłeś apelację. Ale, jeżeli pojawią się nowe dowody w innej niepowiązanej sprawie, które świadczą przeciwko Tobie, pracodawca powinien to rozpatrzyć za pomocą  osobnej procedury dyscyplinarnej. Twój pracodawca nie powinien po prostu nałożyć na Ciebie wyższej kary w ramach postepowania odwoławczego.

Co się stanie, jeśli pracodawca opóźnia proces dyscyplinarny?

 Proces dyscyplinarny powinien być zakończony w ciągu kilku tygodni, a niewyjaśnione opóźnienia zawsze będą źle oceniane przez sąd. Uznaje się jednak, że bardziej złożone czy trudniejsze  sprawy (na przykład w przypadku domniemanego oszustwa lub przestępstwa) nieuchronnie potrwają dłużej.

Czy ta sama osoba może zająć się dochodzeniem, jak również procesem dyscyplinarnym i odwołaniem?

Powszechnym problemem w sądzie jest to, że ta sama osoba była odpowiedzialna za cały proces dyscyplinarny od początku do końca. W idealnym przypadku, różne osoby powinny przeprowadzić dochodzenie, spotkanie dyscyplinarne i odwołanie, aczkolwiek sąd zdaje sobie sprawę, że nie zawsze jest to możliwe, szczególnie dla małych pracodawców.

Czy możesz nalegać aby nagrać spotkanie dyscyplinarne?

 Pracodawca nie ma obowiązku nagrania spotkań, chociaż ty możesz sporządzić notatki. Pracodawca zazwyczaj organizuje sporządzenie notatek i udostępni Tobie kopię.

Co w przypadku, gdy pisemne notatki nie zgadzają się?

Pracodawca powinien w takiej sytuacji poprosić cię o dostarczenie poprawionej wersji notatek, aby je uzgodnić. Jeżeli pracodawca nie zgadza się w Twoją wersją, obydwie powinny być zachowane.

Pokrycie procesu zażalenia i dyscyplinarnego

 W przypadku, gdy zgłosisz zażalenie podczas procesu dyscyplinarnego, może być on chwilowo zawieszony przez Twojego pracodawcę aby rozpatrzeć zażalenie. Gdy zażalenie oraz proces dyscyplinarny są powiązane, właściwym postępowaniem może być rozpatrzenie obu kwestii jednocześnie.

Zwolnienie niekoniecznie będzie niesprawiedliwe jeżeli Twój pracodawca nie zawiesi procesu dyscyplinarnego w celu rozpatrzenia zażalenia. Każda sprawa zależy od faktów i to pracodawca musi pokazać, że nie zawieszenie postępowania dyscyplinarnego w celu analizy skargi było słuszną i rozsądną decyzją.

Niesłuszne zwolnienie

 Jeżeli Twój pracodawca nie zastosował prawidłowej procedury lub jego decyzja o Twoim zwolnieniu jest nieuzasadniona, możliwe, że możesz ubiegać się o odszkodowanie.

Czy lepiej jest zrezygnować z pracy zanim ją stracisz w rezultacie procesu dyscyplinarnego?

 W niektórych przypadkach może to być lepsze rozwiązanie. Wszystko jednak zależy od okoliczności, Twoich planów na przyszłość itp.

Czy mam prawo do pisemnego uzasadnienia zwolnienia od mojego pracodawcy?

Jeśli pracujesz a swojego pracodawcy przez co najmniej 2 pełne lata, masz prawo poprosić o pisemne uzasadnienie powodów zwolnienia z pracy – sama prośba musi być również w formie pisemnej. Z kolei pracodawca ma 14 dni na odpowiedź, chyba że jest to niemożliwe w praktyce.

Jeśli kobieta została zwolniona podczas ciąży lub urlopu macierzyńskiego, ma ona automatyczne prawo do pisemnego potwierdzenia powodów zwolnienia z pracy bez konieczności ubiegania się o nie (niezależnie od stażu pracy).